Richtlinie über die Gewährung von Zuwendungen für Katastrophenhilfe „Ukraine – Rotary hilft“ (5. Mai)

Die bisher geltende vereinfachte Regelung zur Vergabe von Spendenmitteln zugunsten geflüchteter ukrainischer Kinder und Jugendlicher in Deutschland muss zunächst ausgesetzt werden

Präambel

Für die Ukrainehilfe hat der Deutsche Governorrat Rotary („DGR“) eine „Task Force Ukraine“ („Task Force“) gebildet, die ihrerseits einen Spendenausschuss initiiert hat. Diesem gehören an:

• Wolfgang Bülow, Chair

• Jörg Dienenthal

• Friedrich Hohnerlein

• Frank Meik

• Udo Noack

• Renate Renker, Rotary Deutschland Gemeindienst e.V. („RDG“)

• Henning von Vieregge

• Henrich Wilckens

Die Aufgabe der Task Force ist es, die deutschlandweiten Hilfsaktionen aller Distrikte zu koordinieren. Hierzu gehört auch eine Strukturierung und möglichst gerechte Verteilung von bei RDG eingehenden Spendengeldern.

Aufgabe des Spendenausschusses ist die Unterstützung der operativen Abwicklung von Anträgen zur Gewährung von Spenden in Zusammenarbeit mit RDG.

Beim Spendenausschuss noch nicht zugesagte sowie neu eingehende Anträge auf Projektunterstützung werden in Abhängigkeit von den Spendeneingängen im Rahmen von bis zu vier Vergabeterminen pro Monat priorisiert. Daraus ergibt sich eine etwas verlängerte Bearbeitungszeit durch den Spendenausschuss und RDG.

Die bisher geltende vereinfachte Regelung zur Vergabe von Spendenmitteln zugunsten geflüchteter ukrainischer Kinder und Jugendlicher in Deutschland muss daher zunächst ausgesetzt werden.

Jeder deutsche Distrikt sollte einen Lenkungsausschuss für die Spendenverteilung eigener Mittel bilden. Über die Zusammensetzung des jeweiligen Lenkungsausschusses entscheiden die Distrikte selbständig.

Für alle antragstellenden Rotary oder Rotaract Clubs gelten die folgenden Richtlinien:

1. Zuwendungszweck, Rechtsgrundlage

a) RDG wird lediglich subsidiär tätig. Er tritt nur dann ein, wenn Bundes- und / oder Landesmittel, Leistungen Dritter – z.B. örtlicher Rotary- oder Rotaract Clubs, Wohlfahrtsverbände, Versicherungen – nicht oder nicht mehr zur Verfügung stehen.

b) RDG unterstützt Familien/Personen, die durch die Folgen des Krieges in der Ukraine unverschuldet in Not geraten sind, über gemeinnützige eingetragene Vereine und Organisationen sowie über Rotary-/Rotaract-Clubs

c) RDG unterstützt auch andere Hilfsorganisationen, sofern diese mit einem deutschen oder ausländischen Rotary- oder Rotaract Club kooperieren.

Ein Anspruch auf Zahlung besteht nicht. Vielmehr berät der Spendenausschuss den RDG aufgrund pflichtgemäßen Ermessens im Rahmen der verfügbaren Mittel.

2. Gegenstand der Förderung

Gegenstand der Förderung ist die

2.1 Unterstützung humanitärer Hilfsaktionen für Menschen in Not in der Ukraine

2.2 Unterstützung humanitärer Hilfsaktionen für Geflüchtete in den Nachbarländern der Ukraine

2.3 Unterstützung von Geflüchteten aus der Ukraine in Deutschland

(zugleich Prioritätenreihenfolge bei der Bewertung von Spendenanträgen!). Schwerpunkt bei allen drei Prioritäten ist die Kinder- und Jugendhilfe; bei allfälligen „Sonderanträgen“ ist eine einstimmige Entscheidung des Spendenausschusses erforderlich.

Für eine Förderung kommt jede Maßnahme in Betracht, sofern sie geeignet ist, den Opfern und Helfern der Katastrophe zu helfen. Bei notwendiger Abwägung der Förderung werden Projekte vorrangig behandelt, bei denen sich Clubs selbst aktiv -“Hands-on”- oder organisatorisch in die Umsetzung einbringen.

Dem – zeitlich wie finanziell – nachgeordnet bleibt die Unterstützung von Maßnahmen, bei denen Clubs Dritten Finanzmittel zur Verfügung stellen bzw. diese für Dritte einwerben.

Zuwendungen, die in Deutschland direkt an Flüchtlinge geleistet werden, bedürfen nicht mehr des Nachweises der Bedürftigkeit, da gem. Erlass des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) Ukraine-Flüchtlinge automatisch als Bedürftige eingestuft werden.

Bei Sachleistungen, die in die von der Krise betroffenen Länder, wie z.B. Ukraine, Polen, Moldawien etc. verbracht werden sollen, gelten folgende Erleichterungen:

Es ist RDG von dem Spediteur/Transporteur, der die Spendengüter über die deutsche Grenze transportiert, eine Erklärung vorzulegen, dass diese Kriegsgeschädigten bzw. Helfenden zu Gute kommen. Bei der Spendenübergabe ist dem Übernehmenden (z.B. Spediteur/ Transporteur) zu erklären, wohin die Spendengüter verbracht werden sollen (regionale Festlegung) und wer die Spendengüter erhalten soll. Auf der Bestätigung muss erkennbar sein, dass es sich um Gebiete handelt, die entweder umkämpft sind oder Gebiete sind, die Flüchtlinge aufnehmen.

Als Beispiel für eine solche Bestätigung wird die Nutzung der Anlage 2 empfohlen.

3. Zuwendungsempfänger

Zuwendungsempfänger sind i.d.R. juristische Personen des privaten oder öffentlichen Rechts sowie NGOs. Je Zuwendungsempfänger kann b.a.w. nur eine Maßnahme berücksichtigt werden; Ausnahmen können vom Spendenausschuss ausschließlich bei Maßnahmen gem. Ziffer 2.1. – Unterstützung von Projekten in der Ukraine – beschlossen werden.

4. Art und Umfang, Höhe der Zuwendung

• Gefördert werden Organisationen gem. Ziffer 3.

• Gefördert werden Vorhaben mit bis zu 10.000 € (i.W. zehntausend Euro); die Zuwendung ist auf 80% des Gesamt-Projektvolumens limitiert.

• Eine Doppelförderung soll nicht stattfinden; wird eine solche vom Antragsteller dennoch in Betracht gezogen, sind durch entsprechende Erklärung der Antragsteller die weiteren Anträge auf Projektförderung offenzulegen.

• Die Zuwendung wird grundsätzlich als Zuschuss gewährt.

5. Antragstellung

Anträge sind i.d.R. durch Rotary Clubs („RC“) oder Rotaract Clubs („RAC“) an den Spendenausschuss des DGR ausschließlich unter Verwendung des beigefügten Antragsformulars schriftlich, auch per E-Mail, zu stellen. Unvollständig ausgefüllte Antragsformulare können nicht bearbeitet werden.

Die jeweiligen Koordinatoren der Distrikte sind nachrichtlich zu beteiligen. Siekönnen zu den Anträgen Stellung nehmen.

Dabei gilt:

• Antragsberechtigt sind in Deutschland ansässige RC und RAC; ausländische RC nur in Zusammenarbeit mit einem in Deutschland ansässigen RC („Patenclub“).

• Anträge von deutschen RC sind vom/von der Gemeindienstbeauftragten und Präsidenten/ Präsidentin mit beigefügtem Antragsformular zu stellen.

• Bei Anträgen ausländischer RC muss der Patenclub die Angaben des ausländischen RC bestätigen (Präsident(in) und Gemeindienstbeauftragte(r)).

• Beantragende RC haben im beigefügten Antragsformular zu bestätigen, dass für das in Frage stehende Projekt kein weiterer Antrag auf externe Unterstützung – neben diesem

– gestellt ist bzw. die zusätzlichen Anträge vollständig offenzulegen

• Der Projektzweck ist im beigefügten Antragsformular kurz und nachvollziehbar zu beschreiben. Wichtig ist, dass die vorgeschlagenen Projekte unter steuerlichenGesichtspunkten für den Rotary Deutschland Gemeindienst e.V. akzeptabel sind. Wo immer möglich und sachlich/zeitlich darstellbar, sollen konkrete Unterlagen zum Projekt beigebracht werden (Angebote, Fotos, …)

6. Bewilligung

• Der Spendenausschuss begutachtet den Spendenantrag und reicht diesen nach positiver Prüfung zur Zahlung bei RDG ein.

• Sollten seitens RDG aus steuerlichen oder sonstigen Gründen Bedenken gegen das Projekt bestehen, kann RDG die Zahlung verweigern und das Projekt an den Spendenausschuss zur inhaltlichen Nachbearbeitung zurückgeben mit der Zielsetzung, eine steuerlich unschädliche Projekt-Variante entwickeln zu lassen.

7. Abschlussbericht

Um eine missbräuchliche bzw. nicht mit RDG oder dem Spendenausschuss abgestimmte Änderung der Mittelverwendung möglichst auszuschließen, ist die antragsgemäße Verwendung der finanziellen Mittel nach Projektabschluss durch einen Projektbericht mit folgenden Inhalten durch den deutschen RC bzw. Patenclub nachzuweisen:

• Projektzweck/-ziel

• Ablauf- und Ergebnisdarstellung (kurz!)

• Kooperationspartner

• Einnahmen- und Ausgabenrechnung mit Belegen

• Zusammenfassende Bewertung der Zielerreichung

Bendestorf, 05. Mai 2022

Frank Meik (Vorsitzender des DGR)

Wolfgang Bülow (Schatzmeister des DGR)

Renate Renker (Leitung RDG Spendenausschuss)

Anlage 1 zur Richtlinie über die Gewährung von Zuwendungen für Katastrophenhilfe „Ukraine – Rotary hilft“

Die folgende Aufzählung von Möglichkeiten der Spendenverwendung soll beispielhaft aufzeigen, für welche Zwecke Spendenmittel verwendet werden können. Im Zweifelsfalle sollten Antragsteller vor Abgabe ihres Antrags mit dem Spendenausschuss oder RDG Kontakt aufnehmen und abklären, ob eine Förderung durch RDG möglich ist!

Die folgende Aufzählung ist nur beispielhaft und keinesfalls als abschließend zu betrachten!

• Spenden an inländische eingetragene Vereine, die als gemeinnützig anerkannt sind (z.B. Hilfevereine von RCs, Johanniter Unfall Hilfe, Deutsches Rotes Kreuz, Malteser, …)

• Finanzierung von Sachleistungen

o Übernahme von Transportkosten für Hilfsmittel in die Fördergebiete

o Beschaffung von Sachspenden für z.B. Flüchtlingsunterkünfte/-lager

o Beschaffung von medizinischen Hilfsmitteln / Medikamenten

Der Empfang der gespendeten Materialien ist von dem Spediteur/ Transporteur zu bestätigen, der diese über die deutsche Grenze transportiert

• Finanzierung von Unterstützungsleistungen

o Sprachkurse, berufsvorbereitende Maßnahmen

o Behandlung von Traumata

• Sofern von RAC Projekteförderungen beantragt werden, können die beantragten finanziellen Mittel über den RAC-Förderverein abgewickelt werden

Antrag für Rotary Clubs auf Unterstützung aus Mitteln der Ukraine Hilfe

Antrag bitte per E-Mail senden an Spendenausschuss des DGR

Rotary-hilft-Ukraine@web.de

Sowie nachrichtlich an den jeweiligen Distrikt-Koordinator

1. Antragstellender Rotary / Rotaract Club

6. Datenschutzerklärung RDG zur Erhebung personenbezogener Daten

Wir erheben bei der Durchführung von Projekten nur die personenbezogenen Daten,

die Sie uns mit Ihrem Auftrag übermitteln, und die personenbezogenen Daten, die wir

für die Erfüllung steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten und sonstiger steuer- und

handelsrechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Absatz 1 lit c) sowie etwaiger zusätzlicher

Vereinbarungen mit dem Spender (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit b) DS-GVO) benötigen. Die

Speicherung der Informationen erfolgt für die Dauer des jeweiligen Zwecks. Die

Löschung erfolgt nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist. Diese beträgt aus handels- und

steuerrechtlichen Gründen 10 Jahre.